Hogyan szervezzünk bált?

2010.02.01. | Kategóriák: Protokoll, teljes cikkgyűjtemény

A báli szezon minden évben január 6-tól, vízkereszttől hamvazószerdáig tartó időszak, ez a farsang, a bálok, a mulatságok ideje. A bál rendezésének és a bálok lefolyásának koronként és helyenként kialakult formái vannak, úgyszintén a táncok rendjének és az egyéb külsőségeknek is.

Ahhoz, hogy a vendégek jól érezzék magukat a bálban, kell egy kitűnő szervezőcsapat, aki előkészíti, megszervezi és minden olyan körülményt biztosít, amely lehetővé teszi a gondtalan szórakozást.

Hogyan fogjunk hozzá a bál szervezéséhez:

1. Hónapokkal előbb ki kell tűzni az időpontját.

2. Eldöntendő a vendégek létszáma.

3. Meg kell keresni hozzá a helyszínt, majd szerződést kell kötni.

4. Ekkor kezdetét veszi a költségvetés-tervezet készítése.

5. Kétféle forgatókönyvet kell készíteni: az egyik a technikai forgatókönyv, a másik a báli program eseményéről szól.

6. Kapcsolatfelvétel a grafikussal, plakát készíttetés.

7. Meghívók megtervezése a grafikus segítségével.

8. A bálterem dekorációját határidőre való megtervezése (színpad-világítás, dobogó a zenekar részére, léggömbök, tombola stb.)

9. A bálra meghívni kívánt vendégkör megállapítása.

10. A táncélet legpatinásabb művészképzőjéből táncosok felkérése.

11. Hostess-rendelés és szerződéskötés a szolgáltatást nyújtó céggel.

12. Ruhatárról való gondoskodás.

13. A bál fővédnökének, védnökeinek és a szponzoroknak írásban való felkérése.

14. Zenekar/zenekarok felkérése szerződés megkötésével, megállapodás a bál befejezésének időpontjában.

15. A gyertyafényes vacsora alatt kellemes háttérzene hangzik.

16. Szerződés azokkal a művészekkel, akik meghívást kapnak a bál fényének emelése céljából.

17. Szerződéskötés valamely étteremmel vagy cateringgel, akik a díszvacsorát és az italfogyasztást biztosítják.

18. Elegendő asztalról és székről való gondoskodás.

19. Különterem és koktélasztalok megrendelése a bárban.

20. Kétféle báli menü megrendelése.

21. A bálra jelentkezők névsorának folyamatos számítógépre vitele.

22. A VIP vendégek névsorának összeállítása. (Vigyázat: a hölgyek nem mindig a férjük nevén szerepelnek!)

23. Annak a személynek a felkérése, aki köszönti a bál megnyitója alkalmával a fővendégeket és a bál vendégeit.

24. Ültetési rend készítése a bálon résztvevő vendégek részére.

25. A meghívóknak határidőre történő szétküldése, különös tekintettel a VIP vendégekre.

26. Megrendelő levelek és szerződések megírása.

27. Parkolóhelyek biztosítása a gépkocsival érkező vendégek részére.

28. A bál napján minden helyszín aprólékos ellenőrzése.

29. A bál szervezőjének fő felelőse az utolsó napon összehívja a bál szervezőit, a közreműködőket és a technikai forgatókönyv alapján ismételt megbeszélést tart, továbbá felhívja a figyelmet a folyamatos ellenőrzésre.

30. Jó szórakozást kívánunk a bál minden résztvevőjének!

Dr. Vámos Lászlóné

A Magyar Protokollosok Országos Egyesületének alapítója és örökös tiszteletbeli Elnöke


SPECIA Kommunikációs Ügynökség 1134 Budapest Botond utca 12. +3630 9994299 info@specia.hu online kommunikáció webmarketing