Gyakorlati tanácsok: a rendezvény lebonyolítása

2010.06.22. | Kategóriák: Rendezvényhírek, teljes cikkgyűjtemény, Hírek

A rendezvény lebonyolítás a következő főbb szakaszokat foglalja magában:
Építés: a rendezvény helyszínének az előkészítése, mely a vendégek érkezéséig terjedő időszakot foglalja magában
Lebonyolítás: mely a vendégek érkezéstől a távozásáig tart; tehát ez maga a rendezvény
Bontási szakasz: a vendégek távozása utáni időszak, amikor a rendezvény helyszínéről elszállítják az eszközöket, technikai berendezéseket, és a helyszínt az eredeti állapotába állítják vissza. Utókövetés: köszönetnyilvánítás, értékelés.

Az építési szakasz
Ez a szakasz akkor kezdődik, mikor a rendezvény megtartásához szükséges helyszínt megkaptuk és addig tart, ameddig az első vendég át nem lépi a küszöböt. Ebben a szakaszban kell a helyszínt úgy “felépíteni” (technikai eszközök felszerelése, dekoráció, catering) hogy a rendezvényt ténylegesen el tudjon kezdődni. Kezdetének időpontját, időtartamát és így befejezését is értelemszerűen az építési forgatókönyv tartalmazza.

Az építési forgatókönyv a következő fontos elemeket tartalmazza:

Rendezvény megnevezése, helyszíne, dátuma
Időpont (Hónap, nap)
Érkezés
Távozás
Beszállító
Feladat
Felelős

Milyen feladatok elvégzését kell figyelemmel kísérnie a rendezvényszervezőnek ebben a szakaszban?

Az építésben részvevő külső és belső munkatársak szempontjából a rendezvényszervező a házigazda. Ez azt jelenti, hogy az első beszállító érkezése előtt a szervezőnek ott kell lennie a helyszínen, kezében a részletes forgatókönyvvel, helyszínrajzzal és stáblistával. Mielőtt megkezdődik a rendezvény helyszínének építése, ajánlatos és célszerű a helyszíni feltétek ismételt ellenőrzése. Minden beérkező beszállítót fogadni kell. Még egyszer pontosítani kell a helyszínrajz és a forgatókönyv szerint a feladataikat, a feladatok elvégzéséhez rendelkezésre álló időt. Gondoljunk arra, hogy nem biztosan olyan munkatársak érkeznek az egyes beszállítóktól, akikkel korábban beszéltünk. Az is lehet, hogy a beszállító illetékes főnöke később érkezik, viszont a befejezési időt nekünk tartani kell. Az ostor mindenképpen rajtunk fog csattani, ezt nem szabad elfelejteni.

Tehát, ha tisztáztuk a saját munkatársaink és a beszállítók feladatait, az elkészülési időpontot, a helyszínt, akkor ezeket az előírásokat folyamatosan, az építési szakasz teljes időtartama alatt ellenőrizni kell a forgatókönyv szerint. Az ellenőrzés természetesen nem csak azt jelenti, hogy összevetjük a tényleges helyzetet a forgatókönyv adataival, hanem ha eltérést tapasztalunk (ami a legtöbb esetben késést jelent), akkor intézkednünk kell az elveszett idő behozására. Itt kívánunk néhány pillanatra visszatérni a végleges forgatókönyvre. A jó forgatókönyvnek megfelelő tartalék időt tartalmaz az esetleges csúszások behozatalára. Az egyes feladatokhoz rendelt kezdési és befejezési időpontok pontos, percre való meghatározása nem azt jelenti, hogy nem biztosítunk magunknak a lehetséges logisztikai pontokban tartalék időt. Természetesen egyetlen olyan pont van, aminek csúszása nem megengedhető, ez pedig a rendezvény kezdési időpontja.

 

Mikor érdemes főpróbát tartani?

Érdemes elpróbálni a műsort, megnézve, hogy azt kapjuk-e, amit kívántunk, azonos időtartalomban, úgy, ahogy a forgatókönyv előírja. Nem lényegtelen technikai próbákat tartani. Célszerű megnézni, megvizsgálni a hangosítást, a vetítést, az egyes technikai berendezések készültségi fokát. Ne feledkezünk el az áramellátás terhelési próbájának megtartásáról sem. Hiszen a hálózatnak ki kell bírnia az esetleges átkapcsolásokat vagy kismérvű túlterhelést.

 

Az utolsó ellenőrzés

Ajánlatos, legalább harminc perccel a rendezvény megkezdése előtt végigjárni az úgynevezett közönségforgalmi útvonalakat (azokat az útvonalakat, amelyeken majdani vendég megfordul, vagy megfordulhat). Nagyon fontos a rendezvény helyszíne körül megvizsgálni, hogy minden tiszta-e, rendben vannak-e a parkolási lehetőségek, biztosítva van-e a környezet a zavartalan érkezéshez. A rendezvény helyszínén belül minden készen áll-e, például hova fog állni a megérkezőket köszöntő vendéglátó, vagy vendéglátók. Működik-e a regisztráció, hogyan áll a ruhatár, rendben vannak-e a mosdók, milyen a közreműködők öltözete, megjelenése, személyi higiéniája, általában milyen a hangulat, milyen a látvány? Ekkor még van időnk néhány apró hiba kijavítására.

 

Lebonyolítás

Elkezdődött a rendezvény, érkeznek a vendégek. Itt már tulajdonképpen csak a vészhelyzeteken tudunk valami módon javítani. Lényeges, hogy előrelátók legyünk. Ez azt jelenti, hogy nekünk a forgatókönyv szerint éppen folyó esemény előtt kell járnunk legalább egy félórával. Mire kell itt figyelnünk?

Figyelnünk kell mindenekelőtt a VIP vendégek kezelésére, a megkülönböztetett bánásmód biztosítására. Ne feledjük el, hogy a közreműködőket, a fellépőket folyamatosan kézben kell tartanunk, nekünk kell biztosítanunk azt, hogy ténykedésük elé akadály ne gördüljön. Ugyanígy, a vendéglátás folyamatát ellenőriznünk kell mind a felszolgált ételek és italok minősége, mind pedig a lebonyolítók magatartása szempontjából.

Fel kell készülnünk a vendégek távozására. Ne feledjük el, míg a vendégek érkezése egy viszonylag szűk intervallumban várható, ezért nagy lökésszerű csúcsot okoz, addig a vendégek távozása hosszabb időt vesz igénybe és folyamatos. Ezért a legkorábban várható távozási időpont előtt ugyancsak egy félórával figyelmet kell fordítanunk a hostessekre - ott vannak-e a helyükön, várják-e a vendégek távozását, hogy segíteni tudjanak -, a búcsúajándékok a helyükön vannak-e és tudják-e azt az átadók, hogy mikor, kinek, mit kell átadniuk. Meg kell nézni, hogy a ruhatár rendben van-e, a ruhatárosok a helyükön vannak-e. Ugyancsak figyelmet kell fordítani a taxikra, illetve, ha a sofőrök által vezetett gépkocsik távolabb parkolnak, az előállás biztosítására. Ha a rendezvény fogadásszerűen zajlik, és meghatározott időben történik a vendégek távozása, akkor az elbúcsúzó vendéglátók sorfalának felállítása, illetve a szükséges figyelmeztetések elvégzése szintén fontos feladat.

Két, fontos tevékenységre szeretnék ismételten felhívni a figyelmet. A rendezvény a vendégekért van, ezért állandóan figyelemmel kell kísérnünk a vendégek magatartását, figyelni a reakcióikat és módosítani ott, ahol ez szükséges. Ilyenek módosítások kellhetnek például, ha túlzsúfolt egy terület (például a büféasztalnál), ha egyes bemutatott termékeknél, tárlóknál nagy a sorbaállás, akkor kissé át kell szervezni a forgatókönyvünket. Érdemes figyelni olyan egyszerűnek látszó dolgokra, mint a klimatizálás, vagy a fények beállítása, arra, hogy nem túl kicsi, vagy túl nagy a hangerő a rendezvény egyes területein. Ilyeneknél azonnali, gyors intézkedés szükséges, függetlenül a forgatókönyv előírásaitól. Felügyelni, figyelni a vendégek reakcióit, hangulatát, egyes dolgokra való fogékonyságukat. Ha kell programokat, eseményeket kihagyni, a történéseket gyorsítani vagy éppen lassítani, stb. Éljük át a vendégek közt az eseményeket és reagáljunk, hisz végül is minden miattuk van!

A másik kérdés, amire folyamatos figyelmet kell fordítanunk, a protokoll. Ha nincsenek olyan külföldi vendégek, akikre különleges protokoll vagy ellátási előírások vonatkoznak, akkor is figyelni kell arra, hogy a fő vendégek kezelése a kívánalmaknak megfelelően történjen. A protokoll-hibák a legjobban szervezett és lebonyolított rendezvényt is tönkretehetik. Ezért nem árt, ha rendezvény egész időtartalma alatt különleges figyelmet fordítunk ezekre a kérdésekre.

A rendezvény lebonyolítási szakaszába külön figyelmet kell fordítanunk azokra a beszállítókra, akik már a rendezvény ideje alatt eltávoznak. Ilyenek lehetnek például a műsoros programok egyes szereplői. Célszerű, hogy az eltávozó beszállítóknál részben értékeljük a munkájukat, tehát egy gyors helyszíni értékelést adjunk, akár néhány szóban is, és igazoljuk, vagy ne igazoljuk a teljesítést.

Miért van szükség a lebonyolítási forgatókönyvre?

- A rendezvény minden fontos mozzanatát tartalmazza

- Hibázási lehetőségek a minimumra csökkennek

- Keretet ad a rendezvénynek

- Minden közreműködő ez alapján dolgozik

- A rendezvényhez tartozó dokumentációk egyik fontos eleme

 

A forgatókönyv részei:

- Időpont

- Esemény (érkezések, elkészülési idők, programelemek, stb.)

- Felelős (név, elérhetőség)

 

A bontás

Ha a rendezvény lezajlott, a rendezvényszervezőre még igen sok feladat hárul. Ne felejtsük el, hogy a rendezvény bontása csak az utolsó vendég eltávozása után kezdhető meg. Sőt, tovább megyünk, ha nem feltétlenül szükséges, a vendéglátók távozása előtt se kezdjünk hozzá a bontáshoz. Úgy veszi ki magát, hogy mindent letudtunk, megyünk most már tovább. A megrendelőnek éreznie kell, hogy fontos személyiségnek tartjuk. Ahogy korábbi munkánknak a vezérdokumentuma a forgatókönyv volt, a bontásnak is annak kell lennie. Ellenőrizni kell a beszállítók által visszavitt anyagokat, kellékeket, a saját lebontott és visszaszállítandó anyagainkat. Feltétlen fontos arra figyelnünk, hogy a területet, amelyet átvettünk, rendezni, áttekinteni, takarítani kell, és a megállapodás szerint az esetleges javításokat el kell végezni. A kiégett világítótestek, az áramköri hibák, az esetleg megsérült vagy eltörött bútorzat, dekoráció helyreállítása egy következő megrendelés elnyerésének a lehetőségét rejti magába. Ugyanebből a tekintetből nagyon fontos, hogy a helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át a felelős vezetőnek, az esetleges viták elhárítása érdekében.

Ha rendbe hoztuk, és visszaadtuk a helyszínt, még nem fejeztük be minden feladatunkat, következnek a rendezvény utómunkálatai.

 

Utómunkák

Azokat a munkálatokat tekintjük itt át, amelyek a rendezvény lebonyolítása után hárulnak a rendezvényszervezőre.

Milyen feladatok elvégezését lehet javasolni? Mindenekelőtt magunk között kell értékelnünk az elvégzett munkát. Ennek elengedhetetlen előfeltétele, hogy még a rendezvény idején szondázzuk a részvevők elégedettségét. Igyekezzünk meggyőződni arról, hogy mennyire elégedettek a látottakkal, hallottakkal, kapottakkal, milyen volt az eltávozásukkor a hangulatuk. Feltétlenül szükséges, hogy saját és a beszállítók munkatársainak az észrevételeit megismerjük és rögzítsük. A tapasztalatoknak a rögzítése, méghozzá írásban való rögzítése, egy további minőségi fejlődésnek az előfeltétele lehet. Ezért minden rendezvény után érdemes egy utólagos értékelést elkészíteni, rögzíteni és a részvevőkkel ismertetni. Természetesen nem hagyható el a saját munkatársaink és a beszállítókat anyagi elszámoltatása sem.

Vannak olyan utólagos munkák, amelyek kiemelt jelentőséggel bírnak. Ilyen rendezvény-emlékeztetőnek az elkészítése, a részvevőknek (vagy azok egy részének) köszönetnyilvánítások elküldése, esetleg ajándékok kíséretében. Az utólagos köszönőlevél vagy telefon a részvevőknek újra emlékezetébe idézi a rendezvényt. Igaz, nem csak a jó, hanem az esetleges kellemetlen dolgokat is eszébe juttatja. A rendezvényszervezőnek általában kötelezettsége a tudósítások megszervezése, azaz a hírverés. Ajánlatos a fotó és videó anyagok, későbbiekben a sajtóanyagok összegyűjtése.

A Rendezvényszervezés I. című könyvből

www.vatel.hu

Rendezvényspecialista


SPECIA Kommunikációs Ügynökség 1134 Budapest Botond utca 12. +3630 9994299 info@specia.hu online kommunikáció webmarketing