Az üzleti levél

2010.02.26. | Kategóriák: Protokoll, teljes cikkgyűjtemény

Azt, hogy az üzleti levelek (hisz a hivatalos írásbeliség részét képezik) nagyrészt ún. típuslevelekből állnak, mindenki tudja. Mégis mindenki megütközik, ha olyan levelet kap, amelyről lerí, hogy szövegének alig van köze a címzett személyéhez, az ügy pedig nem több, mint egy a sok közül.

Az írást levélnek szánták ugyan, de alig (vagy nem is) különbözik egy kitöltött nyomtatványtól vagy egy szórólaptól. Ha sikerül a címzettel egy jól megválasztott megszólítás vagy más nyelvi fordulat segítségével elhitetni, hogy a levél írójának (vagy az ügy intézőjének) is fontos (mert érdekelt benne), hogy az ügy minél gyorsabban elrendeződjék, az üzlet a lehető legkorrektebben valósuljon meg, biztos, hogy egy lehetséges jövőbeni partnert is nyerünk a személyében. A szolgáltató cégeknek sem közömbös, hogy ügyfeleik kiszolgáltatott áldozatoknak vagy tisztességes, kétoldalú ügylet egyenrangú partnereinek érezik-e magukat.

Ugyanakkor a túlzásoktól is óvakodni kell.

Személyeskedésnek sem pozitív sem negatív vonatkozásban nincs helye sem az üzleti, sem pedig más hivatalos levélben. Az előbbi gyanút kelt, az utóbbi pedig sérthet. Legyünk nyíltak, őszinték és udvariasak!

A nyíltság és az őszinteség azonban nem egyenlő a tapintatlansággal, a durvasággal vagy az indulatossággal. Haragból vagy sértő szándékkal soha ne írjunk levelet, mert biztos, hogy nem érünk célt vele. Ám a túlzott udvariasság, az alázatosság látszatát keltő kifejezések és hangnem is célt téveszthet: gyakran ellenkező hatást érünk el vele.

Fogalmazzunk világosan!

A célratörő, egyértelmű kifejezésmódot - ha jól választjuk meg a nyelvi elemeket - senki sem tartja udvariatlannak.

Kerüljük a nyelvhasználatból fakadó félreértéseket!

 Ezt azzal érhetjük el, hogy
- jól választjuk meg a nyelvi elemeket,

- betartjuk a mondatszerkesztési szabályokat,

 - mondanivalónkat pedig - tervszerű,

 - logikus gondolatmenetben,

 - a lényeges elemek kiemelésével és

 -  a gondolatok világos tagolásával adjuk elő.

 Az információkat jól áttekinthetően rendezzük el!

 A lényegkiemelésnek fontos és célszerű eszköze a világos, könnyen áttekinthető elrendezés.helyszinonline.hu a helyszínspecialista

 Lehetőleg röviden írjunk!

A meggyőzés eszközéül ne a terjengősséget, hanem a leginkább odaillő kifejezésmódot válasszuk!

 Törekedjünk teljességre!

Közöljünk minden, a tárgy szempontjából lényeges és fontos dolgot! Egyrészt érdekünkben áll minden információt megadni az adott üggyel kapcsolatban, másrészt ez is szolgálhatja az esetleges félreértések elkerülését.

A terjedelmes vagy többféle információt csatoljuk mellékletként!

Ha a szükséges adatok mennyisége vagy jellege olyan, hogy a világos tájékoztatás nem építhető be a levélbe, akkor csatoljuk hozzá mellékletként. Több melléklet esetén készítsünk jegyzéket is! Ez a hivatalos iratok túlnyomó részében kötelező, de célravezető is lehet, különösen akkor, ha az információ a levél többi részétől függetlenül is használható.

A címzéssel szemben a legfontosabb követelmény a pontosság.

A címváltozásról kapott értesítést vagy információt azonnal dolgozzuk fel, az elavult adatokat pedig haladéktalanuk töröljük a nyilvántartásból! A levél elküldése előtt minden esetben ellenőrizzük a címzés helyességét!

A címzésben ne halmozzuk a tiszteleti jeleket!

A pontosság mellett fontos, hogy a cím udvarias és nyelvileg szabatos is legyen. Az udvariasság azonban nem azonos a túlzással.

Tartsuk be a(z) (szakmai) etikett szabályait!

Ha bizonytalanok vagyunk, informálódjunk az adott szakma vagy szakterület hierarchikus viszonyairól, a hivatalos beosztás rendjéről és megszólítási szokásairól. Bármennyire tiszteletet sugalló a címzés, az igyekezet céltalanná válik, ha a szándékainkat hordozó üzenet bármely részlete tévedéseket tartalmaz. A címzett nevének hibás vagy pontatlan írása pedig egyenesen sértésnek számít.

Ugyanezt a hatást érjük el akkor is, ha nem gyakori vagy idegen keresztnevekről nem tudjuk, hogy nő vagy férfi-e a viselője. (Ha például a dr. Kéri Özséb személynév viselőjének a Tisztelt Asszonyom! megszólítással kezdjük levelünket, netán nőnapra neki is küldünk a szabvány jókívánságokból egyet, nemcsak az derül ki azonnal, hogy nem ismerjük férfi keresztneveink egyikét.) A tájékozatlanság a személyes életszférában sem dicsőség. Ám a hivatalos levél nem magánügy: írásunkkal nemcsak saját magunkat, hanem egy intézményt, hivatalt, vállalkozást, céget stb. is képviselünk. A következményeket tehát nemcsak mi személyesen viseljük. Botlásunk azonban ebben a szférában könnyen túlmutathat önmagán.

Végül (de nem utolsósorban) az etikát se tévesszük soha szem elől!

A levélírásnak etikai szabályai is vannak. Az elküldött levél feladója felelős azért, amit a levél tartalmaz. Ez alól a felelősség alól kibújni vagy felmentést várni nem lehet. A cél ezen a területen sem szentesíti az eszközt.

 

- ugyvezeto.hu -


SPECIA Kommunikációs Ügynökség 1134 Budapest Botond utca 12. +3630 9994299 info@specia.hu online kommunikáció webmarketing